工務店における施工管理は長時間労働になりがちです。しかし、工務店業界において革新的といわれる「工務店クラウドツール」が注目を集めています。これからの工務店業界では、クラウドツールによる情報管理が重要な位置を占めるでしょう。
この記事では、クラウドツールが工務店での業務改善にどのように活用され、どのような作業を効率化できるのか、有名ツールの特徴などについて解説します。
工務店クラウドツールとは？
クラウド（＝雲）型は、インターネットに接続されたコンピューター（サーバー）上にあるツールで、あらゆるツールにおいて主流になりつつあります。工務店クラウドツールは、工務店で行われる業務に対応するクラウド型ツールです。
クラウドツールの定義
以前は、使うシステムやツールのソフトをパソコンにインストールする必要があり、ハードウェアの購入もめずらしくありませんでした。クラウドツールの登場で、パソコンやタブレット、スマートフォンの本体にデータを保存するのではなく、サーバーに保存できるようになりました。そのためインターネットがあれば、いつでもどこからでも必要な情報にアクセスが可能になります。クラウドツールは顧客や施工管理など、多くの機能を搭載しており、効率良く業務を進められるでしょう。
工務店クラウドツールの特徴とメリット
工務店クラウドツールは、専用のサーバーを設置したり、ソフトウェアをインストールしたりするといった手間やコストがかかることなく、導入がスピーディーにできます。工務店クラウドツールを導入することによるメリットは「業務効率化」「情報の一元化」「作業の自動化」が可能である点です。
工務店クラウドツールは、顧客や施工管理、見積りの作成など、多彩な業務支援が可能です。現在の人の手で行っている多くの業務を、工務店クラウドツールが代わりに担うため、本来注力したい業務に取り組めます。さらに、人が行うのに比べ作業が早く、ヒューマンエラーの心配もありません。
また、情報はパソコンおよびサーバーで管理するのが一般的です。そのため情報を一元化が難しいといえます。これについても、工務店クラウドツールを利用すれば解決できます。たとえば、他の社員が別の社員がその社員しか見られないパソコンで管理している情報が欲しい場合など、不便さを感じる例は少なくありません。加えて複数の異なる情報が存在することで、トラブルの元になる可能性もあります。
工務店クラウドツールにより、転記や確認、文書作成などといった作業の自動化が可能です。こうした作業はいまだに手作業で行っていることが多く、仕事の効率を下げる原因となっていました。たとえば毎回同じ文章の書類を作成する場合も、人が入力して作成する例は少なくありません。これについても工務店クラウドツールにより、簡単かつ時間を短縮できます。
工務店の現状と課題
工務店クラウドツールによるDX（デジタルトランスフォーメーション）は、工務店が位置する建築・建設、住宅業界の企業が抱えるさまざまな課題を解決することが目的です。近年、これらの業界に共通している現状と課題について、DXを取り入れるべき理由について考えていきます。
工務店の課題1. 慢性的な人手不足
工務店に限らず、住宅業界全体が「人手不足」に悩んでおり、とくに地方の小規模な工務店にとって大きな影響があります。人手不足により、一人当たりの仕事が増加することで対応できない業務や遅れが発生し、それによってさらに業務量が増加します 。
工務店の課題2. 業務の属人化
工務店の管理業務において、属人化（特定の担当者しかわからない情報やできない業務があり、他の社員は何も知らない状況）が問題となっており、トラブルの原因のひとつです。異動や退職による担当者の変更で、対応できなかったり情報の共有や意識にずれが起きたりしています。
工務店の課題3. 長時間労働・休みの少なさ
工務店の管理業務は一般的に長時間労働です。人手不足による労働力不足が起きていることと、建築・建設のプロジェクトは期限が厳しく、遅延が許されないことなどが原因です。施工管理の場合、昼間は現場監督、夕方以降に事務作業をしなければならず残業が長引く傾向にあります。
さらに建設・建築業界では、天候による工期の遅れが発生した場合、工期に間に合わせるため休日を返上して、スケジュールを厳守する必要があります。それにより業務がひっ迫し休みを取れない状況になっており、多くの企業で週休2日を実現できていません。
工務店の課題4. オンラインへの移行がうまくいかない
コロナ禍により建設・建築業界においても営業活動が制限されました。その後も打ち合わせや訪問をオンラインで行うことが多くなるなど、コミュニケーションの方法が変化しています。今後もこの流れは続くと見られ、本格的なオンライン化に向けて業務フローやシステム変更などの対応が必要です。
コロナ期間を経て働き方が変化し、在宅勤務が推奨されたため、情報共有についての見直しが課題として浮かび上がりました。
工務店の課題5. 資材価格の高騰、市場の減少
近年、建設・建築業界で起きたコロナ禍やロシアによるウクライナ侵攻が元となった「ウッドショック」（木材の供給が需要に追いつかないために起こっている木材価格の高騰）により、建築資材や物価が高騰しています。さらに、今後少子化が進むことで新築着工戸数が減少し、市場が縮小していく傾向にあります。
利益確保のためには、生産性を向上し、コストダウンに早急に取り組まなければなりません。生産性を向上し、コストを削減するためには業務の効率化は必須です。
工務店の課題6. 購買行動やライフスタイルの多様化
消費者の購買行動はインターネットやSNSなどにより変化しています。建設・建築業界においても例外ではなく、生き残っていくためには時代に合わせたコミュニケーション方法に適応していかなければなりません。
多様化するコミュニケーション手段に対応するには、デジタルツールを活用し、ビジネスチャンスの拡大にもつながります。これからの工務店は規模の大小にかかわらず、どの企業でも体制やシステムを刷新し、デジタルツールを利用してDXを推進する必須があるといえるでしょう。
工務店クラウドツールの必要性
現状、多くの問題を抱える建設・建築業界において、業務の効率化は喫緊の課題です。このまま長時間労働や休みの少ない労働環境が続くと、入社を希望する人は減り、離職率も高くなります。今在籍している従業員も高齢化により減少するため、ますます追い込まれている状況です。
建設・建築業界においては工務店クラウドツール導入によるデジタル化を進め、業務を効率化する必要があります。労働時間の短縮や休日出勤・残業、時間外労働を減らし、社員の負担を軽くしなければなりません。
事務所にいなければできない作業をシステム化して、現場でも思い立ったときにデータを確認できれば、時間外作業の削減につながります。業務の効率化によりコストや人件費を削減すれば、少人数でも経営していくことが可能です。
工務店クラウドツールで効率化できる作業
工務店クラウドツールを導入することで、パソコンや紙で行っていた顧客管理はもちろん、施工管理や見積りの作成など、これまで各業務をバラバラに行っていたものが一つのシステムで行えるようになります。共通の情報を各業務で使用でき、ミスが起きにくくなるでしょう。
顧客管理
顧客管理を工務店クラウドツールですることで、顧客情報を一元管理できます。建設・建築業界でよくあるのは、顧客情報の管理をパソコンに保存するものと、紙による保存の両方でしているケースです。
この場合、情報が一元化されていないため、必要になったときに探す時間や手間がかかり、情報の分析や管理が十分にできません。工務店クラウドツールにより一元化すれば、情報を取り出しや分析も簡単です。また、情報保護の面でも紛失などを心配することなく、クラウドツールでの管理が安心できます。
適切な顧客管理が可能になると、各顧客に合わせた営業活動や提案ができます。書式が統一されるため、それまでの管理と異なり属人化が起こらず、必要になった人が必要なときに、必要な情報を取り出すことが可能となります。
施工管理
工務店クラウドツールの導入で、時間や場所に関係なく、いつでも施工管理が可能です。施工管理は、現場の施工がスケジュール通りに進むように、工程を管理することです。
建築物は、納期が決まっているため、それまでに完成させておく必要があります。施工管理は、工期途中スケジュールに遅れがある場合の調整、事故の発生防止など多くの役割があるため、長時間労働にならざるを得ません。
工務店クラウドツールを導入し、現場での進捗状況の入力を任せられれば、施工管理の担当者が現場へ出向かなくてもよくなり、負担を軽減できます。
見積作成
工務店クラウドツールを活用し、見積作成も効率化しましょう。インターネットにつながる環境であれば、現場で見積書をチェックできます。クラウドツールで保存しておけば、上長および管理者がチェックできます。見積りの情報を一元管理することで、各プロジェクトの売上や利益率などについての確認が容易です。テンプレートを登録しておけば、統一されたフォーマットの見積書を誰でも作成できます。
原価管理
工務店クラウドツールは、原価のデータを一元的に管理、リアルタイムで更新し反映するため、常に最新データに基づいた原価計算および収益予測が可能です。クラウドツールは数値の入力や転記の手間を省き、自動化することで効率化できます。原価管理に今までかかっていた負担を軽減し、時間とコストを節約できるでしょう。
自動化により、手作業によるミスが減るため、原価計算の精度が向上します。工事原価以外の伝票も含め、数字が仕訳および登録されて会計システムに連携されるため、現場と管理部門の間で同じ基準と数字で管理が可能です。
クラウドツールにより、原価データを共有できるため業務の透明性が向上します。プロジェクトの進捗状況および原価の詳細を全体で把握でき、効果的な意思決定の反映ができます。
クラウドツール上で現場の原価情報を管理すれば、経営者や管理者はいつでも収支のチェックが可能です。見積作成や原価管理を、同じ一つのツールでできるようになるため、業務の効率化が一気に進みます。クラウドツールを利用して見積書を作成すれば、見積情報を元に予算の作成や原価管理ができます。以前に作成された見積書をベースに作成するため、二重に同じ情報を入力したり、間違えたりというミスは発生しません。
情報を一つに集約することで、プロジェクトごとの資金の流れがわかりやすくなります。どの段階で利益率が下がったのか、赤字となった原因の分析などもしやすくなるでしょう。現状では工事が完了した後でなければ損益はわかりませんが、工務店クラウドツールの利用でリアルタイムの現状把握・分析が可能です。
入出金管理
クラウドツールを利用することにより、工務店の入出金業務の管理が厳密にできます。工務店では、請求や入金もれが発生しやすく、発生すれば顧客や取引先からの信頼を失いかねません。入出金管理は重要でも、チェック体制を整えるのが難しいといえる面もあるでしょう。
クラウドツールの機能により、リアルタイムでの入出金業務が完了しているかの把握ができます。完了していない業務が一目瞭然のため、見た全員がチェックでき対処できるようになり、大きなミスを防げます。
また、クラウドツールのデータは安全な環境に保存されるため、パソコンが故障したり、データを紛失したりといったリスクは軽減されます。さらに多くのクラウドサービスはデータのバックアップを自動的に行うため、データの安全性はより強固であるといえるでしょう。
クラウドツールは月々の契約料を支払う形で提供されることがほとんどです。そのため初期費用が少なく済むほか、アップデートやメンテナンスも提供する企業が行うため、ランニングコストを削減できます。
施工後の管理
各プロジェクトの情報をクラウドツールで一元化管理すると、施工後の管理業務も効率化できます。登録されている情報を確認すれば、修理や保守などが必要になるトラブルの迅速な解決に役立ちます。メンテナンスやリフォームが必要になる時期を見越して、予定日を登録しておけば何年後かであっても、適切な提案日に連絡できるなど、便利な使い方が可能です。
各有名クラウドツールの特徴
工務店クラウドツールは現在さまざまな企業が開発・提供しており、それぞれに特徴があります。主なクラウドツールに共通する機能および特徴について解説します。
機能性、操作性
工務店クラウドツールでは顧客・施工管理をはじめ、見積作成や施工管理もできる点がメリットです。また工程表作成や入出金管理なども一つのツールにまとめられ、情報の一元管理ができます。また見積書や工程表の作成は、慣れていない従業員でも簡単にできるように工夫されています。
たとえば工程や工期を設定しておけば自動的に工程表の作成ができたり、現場写真の管理もアップロードするだけですぐに共有できたりなど、利用者にとって使いやすいシステムといえるでしょう。
セキュリティ
工務店クラウドツールには顧客情報をはじめ、重要な情報が保存されることになります。そのため、セキュリティ対策が万全のシステムを選ばなくてはなりません。有名クラウドツールでは、信頼性の高いセキュリティ対策が取られているため安心して使用できますが、念のため導入を考えるクラウドツールのセキュリティ体制を事前にチェックしておいたほうが安心でしょう。
目的に合ったツールを選ぶ
工務店クラウドツールの導入を考える前に何を変えたいのか、業務のどの部分を効率化したいのかを明らかにしなければなりません。各クラウドツールには共通している機能もありますが、製品により機能がないものや解決できないものもあります。
何を効率化したいのか不明なまま導入しても、効率化ができないばかりか、使われない可能性が高くなるでしょう。導入の目的を明確にすることによって、余分な機能を付けることによるコストの増大を避けられます。社内がどこを改善、効率化したいのかの聞き取りからはじめてみるとよいでしょう。
まとめ
工務店クラウドツールの導入は、工務店の規模にかかわらず「情報の一元管理」「業務の効率化」を可能にします。建設・建築業界は人手不足や職人の高齢化、長時間労働など問題が山積しており、これらを解決するクラウドツールの活用による効率化が欠かせません。これまで人手に頼っていた作業をクラウドツールが自動化し、人件費などのコストを削減することが可能となります。
資材などの価格が上昇している現在、利益を確保するためにはクラウドツールの導入が必須といえるでしょう。
もしかして『パスワード』がかかっていて読めない記事ありませんでしたか？
実はHIMOTOKUのLINE公式を追加している友達でしか見れない秘密のコンテンツを配信しています！
さらに、LINE公式の友達限定で無料個別コンサルも実施中！
お得情報が満載のHIMOTOKU ヒモトクLINE公式アカウントは下記のQRコードから！
↑バナークリックでもOK！
